लंबी डॉक्यूमेंट में स्क्रॉल-और-ढूंढो वाली समस्या
बिना बुकमार्क वाली कोई भी लंबी PDF खोलें — 60 पेज की रिपोर्ट, कोई मैनुअल, या कई डॉक्यूमेंट मिलाकर बनाई गई फाइल — किसी खास सेक्शन को ढूंढने का सिर्फ एक ही तरीका है: स्क्रॉल करके ढूंढें, या अगर सही शब्द याद हों तो टेक्स्ट सर्च करें। इसकी तुलना करें उस PDF से जिसमें साइडबार में एक सही कंटेंट टेबल हो, जहाँ एक क्लिक से सीधे जरूरी चैप्टर पर पहुंचा जा सके। यह साइडबार कोई जादू नहीं है — इसे बुकमार्क (PDF के नियमों में तकनीकी रूप से "आउटलाइन") कहते हैं, और बहुत सी PDF में यह होता ही नहीं, खासकर वे जो कई डॉक्यूमेंट जोड़कर बनाई गई हों या ऐसे सॉफ्टवेयर से एक्सपोर्ट हुई हों जो इसे अपने आप नहीं जोड़ता।
यह उन डॉक्यूमेंट के लिए ज्यादा मायने रखता है जिन्हें लोग बार-बार देखेंगे, न कि सिर्फ एक बार शुरू से आखिर तक पढ़ेंगे — जैसे कोई पॉलिसी डॉक्यूमेंट, रेफरेंस मैनुअल, या अलग-अलग सेक्शन वाली कंपाइल की गई रिपोर्ट। नेविगेशन के बिना, हर बार कुछ ढूंढने में असल में किसी का समय बर्बाद होता है।
बुकमार्क असल में अंदर से क्या होता है
PDF बुकमार्क कोई विज़ुअल ट्रिक या अंदाज़ा नहीं है — यह PDF के नियमों में परिभाषित एक असली स्ट्रक्चरल हिस्सा है: आउटलाइन एंट्रीज़ की एक लिंक्ड लिस्ट, जिनमें से हर एक का एक टाइटल और एक टारगेट पेज होता है। क्योंकि यह स्टैंडर्ड, नियमों के मुताबिक स्ट्रक्चर है, इसलिए आपके जोड़े गए बुकमार्क किसी भी PDF रीडर के नेविगेशन पैनल में सही तरीके से दिखते हैं — Adobe Acrobat, ब्राउज़र का बिल्ट-इन व्यूअर, या मोबाइल PDF ऐप — बिल्कुल वैसे ही जैसे किसी भी प्रोफेशनल PDF सॉफ्टवेयर से बने बुकमार्क दिखते हैं।
यह लिस्ट बनाना आसान है: हर एंट्री को एक टाइटल दें (नेविगेशन पैनल में जो टेक्स्ट दिखना चाहिए) और वह पेज नंबर जहाँ वह जाना चाहिए, और अपनी डॉक्यूमेंट के स्ट्रक्चर के हिसाब से जितनी एंट्री चाहिए उतनी जोड़ें। सेव करने से पहले पूरी लिस्ट देख लें, क्योंकि बाद में ऑर्डर या शब्द ठीक करने का मतलब है वही लिस्ट फिर से एडिट करना, दोबारा शुरू करना नहीं।
ऐसे बुकमार्क बनाना जिन्हें लोग असल में इस्तेमाल करें
अपने बुकमार्क के टाइटल वैसे रखें जैसे कोई असल में उस सेक्शन के बारे में सोचेगा, जरूरी नहीं कि डॉक्यूमेंट की असली हेडिंग जैसे ही हों — नेविगेशन पैनल में "रिफंड पॉलिसी" लिखना "सेक्शन 4.2" से कहीं ज्यादा काम का है, भले ही पेज पर हेडिंग "सेक्शन 4.2" ही हो। बुकमार्क का मकसद यह है कि लिस्ट देखने वाले को वह आसानी से मिल जाए, न कि डॉक्यूमेंट के इंटरनल नंबरिंग सिस्टम को दोहराना।
साफ तौर पर अलग-अलग बड़े सेक्शन वाली डॉक्यूमेंट — चैप्टर, पार्ट, एपेंडिक्स — के लिए हर बड़े सेक्शन के लिए एक बुकमार्क अक्सर काफी होता है; हर सब-सेक्शन या हर पेज के लिए बुकमार्क बनाने की जरूरत नहीं, क्योंकि बहुत लंबी बुकमार्क लिस्ट भी उतनी ही बेकार होती है जितनी कोई बुकमार्क न होना।
यह टूल क्या नहीं करता
यह एक फ्लैट (सीधी) बुकमार्क लिस्ट बनाता है, नेस्टेड (एक के अंदर एक) हायरार्किकल आउटलाइन नहीं (जैसे किसी टॉप-लेवल चैप्टर बुकमार्क के नीचे इंडेंट किए गए सब-सेक्शन बुकमार्क)। ज्यादातर डॉक्यूमेंट के लिए बड़े सेक्शन की फ्लैट लिस्ट काफी होती है, लेकिन अगर आपको वाकई मल्टी-लेवल नेविगेशन चाहिए — जैसे गहरे सब-सेक्शन वाला कोई बड़ा टेक्निकल मैनुअल — तो फ्लैट लिस्ट एक आसान विकल्प है, असली नेस्टेड आउटलाइन का पूरा विकल्प नहीं।
यह भी जान लें कि नई बुकमार्क आउटलाइन जोड़ने से पुरानी आउटलाइन बदल सकती है अगर डॉक्यूमेंट में पहले से बुकमार्क थे, क्योंकि एक PDF में एक ही आउटलाइन स्ट्रक्चर होता है, अलग-अलग कई नहीं — नई बुकमार्क जोड़ने से पहले चेक कर लें कि कहीं सोर्स डॉक्यूमेंट में पहले से काम के बुकमार्क तो नहीं हैं।