ज्यादा शेयर करने की आदत जो अक्सर ध्यान नहीं आती
यह सबसे आसान रास्ता लगता है: किसी को कॉन्ट्रैक्ट का सिर्फ साइन वाला पेज चाहिए, और आसान तरीका है पूरी 22 पेज की फाइल भेज देना। यह काम तो कर जाता है, लेकिन साथ ही हर क्लॉज़, हर बिना मतलब का अटैचमेंट, और वह सारी जानकारी भी दे देता है जो न मांगी गई थी न जरूरी थी — फाइनेंशियल शर्तों, निजी जानकारी, या सिर्फ मूल पक्षों के बीच रहने वाली शर्तों के लिए यह सही नहीं।
जो पेज असल में मांगा गया था सिर्फ वही निकालना उतनी ही मेहनत लेता है जितनी पूरी फाइल अटैच करना, बस एक ऐसा टूल चाहिए जहां पेज रेंज चुनना थंबनेल पर क्लिक करने या "22" या "4-7" जैसी रेंज टाइप करने जितना आसान हो।
पेज चुनने के दो तरीके, कब कौन सा इस्तेमाल करें
बिखरे हुए कुछ पेज के लिए — जैसे लंबे डॉक्यूमेंट में पेज 3, 9, 15 — अलग-अलग थंबनेल पर क्लिक करना आसान लगता है। लेकिन जब पेज ज्यादातर लगातार हों, तो "1-3,5,8-10" जैसी रेंज टाइप करना तेज़ है, क्योंकि हर थंबनेल ढूंढना नहीं पड़ता।
दोनों तरीके मिलाए भी जा सकते हैं: पहले रेंज टाइप करके ज्यादातर काम पूरा करें, फिर किनारे पर एक-दो पेज जोड़ने या हटाने के लिए क्लिक करें। चुने गए पेज हमेशा थंबनेल ग्रिड पर हाइलाइट दिखते रहते हैं, इसलिए फाइनल नतीजे में क्या आएगा यह हमेशा साफ दिखता है।
क्रम वही रहता है, भले ही क्लिक का क्रम अलग हो
आप चाहे जैसे भी पेज चुनें — उल्टे-सीधे क्रम में क्लिक करें, या रेंज में क्रम बदलकर टाइप करें — निकाला गया डॉक्यूमेंट हमेशा मूल डॉक्यूमेंट के क्रम में ही आता है। नतीजे में पेज 5, पेज 8 से पहले ही रहेगा, भले ही आपने पहले पेज 8 पर क्लिक किया हो। यह उन मामलों में मायने रखता है जहां क्रम का मतलब होता है, जैसे किसी फॉर्म के लगातार पेज या मल्टी-पेज एग्रीमेंट।
यह छोटी सी बात लगती है, लेकिन यही फर्क है एक ऐसे टूल में जिस पर आंख बंद करके भरोसा किया जा सके, और एक ऐसे टूल में जिसमें हर बार आउटपुट का क्रम दोबारा जांचना पड़े।
Extract, Split या Delete — सही टूल चुनना
ये तीनों टूल आपस में जुड़ी लेकिन अलग समस्याएं हल करते हैं, और गलत टूल चुनने से बस एक्स्ट्रा स्टेप बढ़ते हैं। Extract चुने हुए पेज रखता है और बाकी को अलग कर देता है (आपको सिर्फ आपकी सिलेक्शन वाली एक नई फाइल मिलती है)। Split हर पेज को अपनी अलग फाइल बना देता है। Delete चुने गए पेज हटाकर बाकी सब रखता है।
तय करने का आसान तरीका: अगर आप उन पेजों के नाम गिना रहे हैं जो चाहिए, तो Extract इस्तेमाल करें। अगर उन पेजों के नाम गिना रहे हैं जो नहीं चाहिए, तो Delete इस्तेमाल करें। अगर हर पेज अलग फाइल चाहिए, तो Split इस्तेमाल करें।