कुछ PDF में पेज नंबर बिल्कुल क्यों नहीं होते
वर्ड प्रोसेसर में लिखी चीज़ों में पेज नंबर अक्सर अपने आप आ जाते हैं। दिक्कत उन डॉक्यूमेंट्स में होती है जो इस प्रोसेस से कभी गुज़रे ही नहीं — स्कैन किए गए पेजों का ढेर, किसी ऐसे टूल से एक्सपोर्ट हुई PDF जिसमें नंबरिंग का ऑप्शन ही नहीं था, या कई अलग-अलग फाइलों को मिलाकर बनाया गया एक पैकेट जहां शुरू से ही किसी फाइल में नंबर नहीं थे। नतीजा एक ऐसा डॉक्यूमेंट होता है जिसे मीटिंग में या प्रिंट कॉपी में रेफर करना अजीब हो जाता है — "पेज 7 पर देखो" तब काम नहीं करता जब कहीं पेज 7 प्रिंटेड ही नहीं है।
यह पूरी तरह दिखावटी लेकिन काम की चीज़ है — एक नंबरिंग टूल मौजूदा PDF पर टेक्स्ट लेयर जोड़ देता है, बिना उस असली सोर्स फाइल की जरूरत के जिसने इसे बनाया था — जो जरूरी है क्योंकि स्कैन किए गए डॉक्यूमेंट के लिए आमतौर पर कोई सोर्स फाइल होती ही नहीं।
वह फॉर्मेट ट्रिक जो लगभग कोई इस्तेमाल नहीं करता: {n} of {total}
ज्यादातर नंबरिंग टूल पोजीशन चुनने देते हैं, लेकिन असली काम की सेटिंग फॉर्मेट स्ट्रिंग ही है। सिर्फ पेज नंबर ("7") बताता है कि आप कहां हैं; "Page 7 of 42" बताता है कि आप कहां हैं और कितना बचा है — जो एक प्रिंटेड हैंडआउट, कॉन्ट्रैक्ट, या किसी भी ऐसी चीज़ के लिए ज्यादा उपयोगी है जिसे कोई बिना स्क्रॉल बार के शुरू से आखिर तक पढ़ेगा।
इसके लिए placeholders बहुत सिंपल हैं: {n} मौजूदा पेज नंबर के लिए और {total} कुल पेज गिनती के लिए, जिन्हें जैसे चाहें मिलाया जा सकता है — छोटा सा "{n}/{total}" या पूरा-भरा "Page {n} of {total}"। यह एक छोटा बदलाव है जो प्रिंटेड डॉक्यूमेंट पढ़ने के अनुभव को काफी बेहतर बना देता है।
वह सेटिंग जो लोग अक्सर भूल जाते हैं: स्टार्टिंग नंबर
अगर कोई डॉक्यूमेंट किसी और चीज़ का आगे का हिस्सा है — जैसे किसी रिपोर्ट का Volume 2, जिसका Volume 1 पेज 200 पर खत्म हुआ था — तो नए सिरे से पेज 1 से शुरू करना तकनीकी रूप से सही है लेकिन दोनों वॉल्यूम के बीच पलटने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए भ्रमित करने वाला है। स्टार्ट नंबर को 201 सेट करने से दोनों वॉल्यूम में नंबरिंग लगातार बनी रहती है — यही वह डिटेल है जो मल्टी-पार्ट डॉक्यूमेंट को सही तरीके से तैयार महसूस कराती है।
यही सेटिंग तब भी काम आती है जब कोई कवर पेज या टाइटल पेज बिना नंबर के रखना हो — बाकी डॉक्यूमेंट को 1 से नंबर करें और कवर को अलग रखें, या अपने रिवाज के हिसाब से कवर को ही पेज 1 मान लें।
यह टूल क्या नहीं कर सकता
एक बार में एक ही फॉर्मेट और पोजीशन पूरे डॉक्यूमेंट पर लागू होती है — अलग-अलग सेक्शन के लिए अलग नंबरिंग स्टाइल यह सीधे नहीं कर सकता। अगर वाकई अलग-अलग सेक्शन में अलग नंबरिंग चाहिए, तो पहले डॉक्यूमेंट को बांटें, हर हिस्से को अलग-अलग नंबर करें, और फिर उन्हें वापस मर्ज करें।